Tempo é valioso e costumamos ter isso seguidamente em pauta aqui na Condofy. Nosso propósito é entregar tempo e eficiência para os condomínios… com isso, impactamos síndicos(as), condôminos e funcionários que querem ajuda para transformar tarefas difíceis em momentos fáceis e de grande aprendizado.
No artigo de hoje, queremos ajudar síndicos e síndicas a compreenderem táticas que podem salvar a administração de condomínio que é feita em conjunto com a administradora.
Aliás, tema importantíssimo.
A administradora de condomínio não substitui um síndico ou síndica. Ela deve ajudar na rotina do condomínio, para saber exatamente como, consulte este link.
Lembre-se que contratar uma administradora de condomínio é fundamental se o seu condomínio se encaixa no perfil que falamos neste post aqui.
De braços unidos, o síndico(a) deve representar o direito de todos os condôminos junto a administradora para fazer o condomínio funcionar como uma empresa organizada e lucrativa.
Sendo assim, o papel de organização, produtividade, lidar apenas com as questões que não dizem respeito a administradora, munir todos os moradores com as informações necessárias e outras atividades são funções de um síndico(a).
Abaixo você encontrará uma lista de aplicativos que podem te ajudar com gestão do tempo, de tarefas, pendências, agenda e ainda um exercício super fácil que o Bruno Cordeiro, nosso CEO, gravou pra te ajudar!
Vamos lá 😉
Aplicativos para gestão de tempo de síndicos(as)
O Rescue Time avisa quando você está gastando muito tempo em uma tarefa específica. É valioso para saber quanto tempo você tem para cada tarefa do dia… assim nada de terminar o dia cheio de coisas a fazer e o tempo sabe lá onde!
O Google Calendar é uma excelente ferramenta do Google que sincroniza com todos os seus gadgets pessoais: smartphone, smartwatch, notebook, tablet e assim por diante. Você pode além de usar os recursos básico de uma agenda – que já são bem comuns, certo? – convidar outras pessoas para eventos, anexar documentos, configurar lembretes e outras funções incríveis. Experimenta lá!
Já o aplicativo de monitoramento de tempo e planejamento de atividades semanais, o Timely te permite estimar quanto tempo será gasto em cada tarefa e, de tempos em tempos, permite planejar a agenda futura de modo mais inteligente, com o cálculo exato do tempo gasto. Já pensou que maravilha alguém de ajudar a prever tudo isso? Otimize já!
Utilizado por milhões de pessoas no mundo todo, o queridinho Evernote permite que você crie uma lista de tarefas para um ou mais projetos, anote um lembrete ou tire uma fotografia do que quer lembrar. Se você estiver na rua, por exemplo, e ver algo para ajudar no condomínio ou falar com a administradora, registre e depois faça a tarefa.
Quem define como a nota será feita é você. Após criá-la, ela estará disponível na nuvem e acessível a partir de qualquer aparelho com conexão à internet e o aplicativo instalado.
Tempo para síndicos e síndicas sem tempo
Agora nós é que reservamos um tempo na agenda do nosso CEO para compartilhar um exercícios que volta e meia ele faz com todos por aqui…
Separe uma folha e caneta antes de assistir o vídeo, ou se você gosta mais de fazer isso no celular, abre aí o bloco de nota.
Se você gostou das dicas, exercício ou até já conhecia alguns dos aplicativos que sugerimos hoje, compartilhe com a gente nos comentários. Ah, se você tem alguma dúvida, nossa equipe vai adorar responder… vamos ver quem aqui vai ter esse privilégio. <3
Se você chegou até aqui existem motivos importantes para ler este artigo.
Imaginamos que:
o serviço prestado pela administradora atual não está entregando conforme prometido;
você nem sabe direito quem é a empresa que administra e acabou de achar uma excelente opção;
tem um serviço muito caro e um resultado péssimo;
quer propor melhorias na próxima reunião ou convenção;
está com algumas novas propostas em mãos e quer entender mais sobre como será o processo se tiverem que mudar;
ou ainda
está começando a cogitar mudar a administradora atual mas acha que vai ter muita dor de cabeça.
Se alguma as opções acima faz sentido pra você, tenha certeza que está no lugar certo na hora certa. Esse texto e toda a dedicação que nossa equipe colocou aqui vão te ajudar a responder todas essas questões!
Ei, mas sempre lembrando que nossa caixa de entrada (e-mail e redes sociais) estão sempre disponíveis para conversar com você… então fique à vontade.
Pois bem, vamos já resolver seus problemas.
Trocar de administradora: por onde começar
De fato, sempre pelo começo. E esta é a primeira pergunta a se fazer, tanto se você é síndico(a) ou condômino:
precisa de aprovação em convenção para trocar a empresa que administra nosso condomínio?
Essa pergunta é o começo de tudo para que, se você for condômino, não leve uma surpresa ao chegar em casa amanhã e descobrir que há uma nova empresa que administra o seu patrimônio.
Saiba que no artigo 1348 do Código Civil:
§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”
Portanto é fundamental estar claro que se não houver exigência da aprovação da nova empresa em assembléia, o síndico(a) pode decidir sozinho se vai trocar de empresa.
Se você já tiver a resposta, podemos dar o segundo passo.
O que te fez chegar até aqui?
Se você está querendo trocar ou contratar uma administradora significa que identificou problemas que não estão sendo resolvidos no formato atual. A sugestão é para que você faça uma lista (em um documento de word, no bloco de notas e vale até no caderninho) dos pontos positivos e negativos do serviço atual.
Assim, conseguirá manter o que o seu condomínio vem se beneficiando e melhorar os pontos que falham atualmente. Além disso, na hora de ver os serviços oferecidos nas propostas poderá escolher apenas entre o que é essencial…o impacto no bolso de todos pode ser bem significante!
Busque em seguida se atualizar a respeito do mercado de administradoras de condomínio. As inovações acontecem o tempo todo, todos os dias. Não acredite apenas que anos de tradição e um escritório físico podem resolver os seus problemas… busque por serviços inovadores, startups – Como nós \õ/ – tem um custo de até 50% mais baixo que serviços comuns e antigos.
Atenção também para não confundir softwares e aplicativos de gestão condominial com o serviço da administradora. O aplicativo não faz todo o serviço, apenas facilita as entregas e comunicação entre condôminos-síndico-administradora. Para te dar um exemplo de como inovamos por aqui pensando em facilitar a rotina de uma condomínio que busca economia, resolução efetiva de problemas, eficiência, transparência e agilidade:
O velho jeito e o novo jeito de se administrar condomínios
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Ah, mas vai ser uma função…
Esse é um dos argumentos que mais ouvimos por aqui:
“Poxa, mas eu já sou atendido pela administradora do Joãozinho há tantos anos… mudar tudo agora, de repente, acho que vai dar um trabalhão, não é não?!”
Trabalhão mesmo é pagar um valor altíssimo, não ter eficiência do atendimento e fazer o síndico(a) passar sufoco consertando erros ou ainda tendo que trabalhar mais mesmo pagando uma administradora para ajudá-lo.
Neste momento é preciso tomar consciência se você sabe mesmo por que contratar uma administradora de condomínio. Pois se isso realmente estiver claro, você pode observar a sua lista como os pontos negativos estão custando caro para o seu bolso e de todos os vizinhos.
Entenda que administração de condomínio tem também o papel de valorizar o seu imóvel. De ajudar o síndico(a) a manter os pagamentos e recebimentos em dia, de gerenciar os funcionários do prédio, de gerir bem as áreas comuns, extinguir a inadinplência… ou seja, visualizar e gerenciar o seu condomínio como uma empresa. Então, pense bem: você confia no diretor que está contratando para comandar o negócio? Livre-se do medo, da preguiça de mudança e valorize o seu patrimônio!
O segredo é a cotação & reputação
Se você é do time da preguiça que não acha muito interessante a mudança… esse passo pode mudar tudo. Não tenha preguiça de fazer orçamentos e cotações para esse novo e tão importante momento!
Investir tempo neste processo poupará dor de cabeça mais adiante. Pense no médio/longo prazo e vamos em frente!
Pode começar buscando no Google por administradoras com o perfil que busca, procurar sobre inovações no setor, buscar informações seguras no renomado portal Sindiconet e ainda registrar todas que aparecerem em uma planilha de cotação (inclusive, indicamos uma muito bacana do próprio portal que você pode baixar aqui.
Lembre-se que indicação se outros síndicos e amigos que moram em condomínios podem ajudar muito. A boa experiência com serviços desse tipo é fundamental! Ainda assim, observe os depoimentos dos clientes da administradora e claro, faça uma varredura no Reclame Aqui para verificar se a administradora tem algum problema registrado lá. E à propósito, no portal Sindiconet também há avaliações das administradoras, veja:
esse é o nosso registro por lá, que você encontra aqui
Sugerimos um mínimo de três empresas para cotar orçamento e um máximo de seis, assim há bons parâmetros e um bom tempo investido no processo.
Agende uma reunião com as escolhidas, presencial ou online (como você sentir mais confiança), faça suas perguntas, veja como o representante da empresa se porta ao compreender e se comprometer a de fato resolver o que você precisa.
Foco no bolso e taxas miúdas
Aqui não são somente as letras miúdas, mas após avaliar as propostas e se reunir com as possíveis candidatas observe como isso vai se comportar no bolso do condomínio.
Segundo a sua lista, quais serviços estão dentro do valor ideal e quais ficaram de fora? Além de conter quais as entregas da administradora o contrato também deve estar claro a respeito dos serviços não inclusos que poderão ser cobrados mais adiante. Preste atenção neste ponto para que o barato não saia caro, ok?
Preços baixos ou altos demais devem ser questionados. Busque entender os motivos da administradora, a tecnologia (se é que tem) por trás do serviço e parta para a fase de contratação e mudança para melhor!
Se você chegou no momento de entender qual a melhor proposta entre administradora de condomínio x aplicativos x síndicos administrando por conta própria assista o vídeo que o Bruno, nosso CEO que você já conhece, gravou para te dizer as diferenças:
E se ainda não baixou, aproveite a edição gratuita do nosso livro digital desenvolvido com muita atenção para te ajudar a compreender como conduzir os serviços com a administradora.
Porque contratar uma administradora de condomínio é o que queremos te mostrar hoje, afinal, tem coisa pior do que pagar todo mês um alto valor e não saber verdadeiramente quais os seus direitos a respeito do serviço que está pagando?
Pode parecer absurdo. Ou muito normal. Vamos descobrir hoje de que lado você está!
Nosso time escuta isso com frequência, e por esse motivo, cá estamos nós para te contar quais as exigências que você pode/deve fazer para a sua administradora de condomínio! Em pesquisas informais que realizamos, observamos que mais de 90% das pessoas nem sabem o nome da administradora responsável pela gestão do condomínio. E o mais interessante: pagam uma quantia considerável de dinheiro mensalmente.
Vamos acabar com essa situação e te mostrar que a administradora está aqui para, inclusive, te fazer ganhar dinheiro ao agir em prol da valorização do seu patrimônio. Portanto, neste artigo você vai aprender a exigir um bom e eficiente serviço por parte da administradora, saber porque contratar uma administradora de condomínio que devem e se você não for o síndico(a) saberá conversar para entender como está a gestão do atual serviço.
Otimização de recursos na Administração do Condomínio
Dinheiro é bom, todo mundo gosta e trabalha pelo seu. Mas melhor ainda é saber que o teu dinheiro está sendo não só economizado, como bem investido. E escolher a administradora do seu condomínio é investir no seu patrimônio.
Além dos motivos mais óbvios: quando este serviço custa, o que é entregue e qual resultado se espera da administradora, a empresa também pode ajudar o síndico(a) a otimizar recursos para o dinheiro de todos ser bem administrado.
Exija do seu síndico(a) ou da administradora a prestação de contas mensal e observe quais os planos de melhorias, investimentos otimização de espaços e assim por diante.
Monitorar o trabalho feita pela administradora
Sabia que se a administradora falsificar documentos, ou até recibos, quem presta contas dessa atitude na justiça é o síndico(a)? Pois é, mesmo que exista o contrato entre o condomínio e a administradora, o representante legal do prédio é aquele que foi escolhido pelos demais moradores para representá-los: o síndico(a). Ou seja, reforçamos que contratar uma administradora não substitui um síndico(a) e vice-versa.
Monitorar o trabalho entregue, em todos os aspectos, é fundamental para que ninguém seja prejudicado financeira ou judicialmente. A administradora serve também para ajudar o síndico(a) a gerir todo o dinheiro, pagar contas, contratação de terceiros e outros serviços que citamos logo abaixo. Saiba mais sobre como contratar uma administradora para o seu condomínio.
A tecnologia pode ajudar e muito neste sentido. Ter acesso em tempo real aos gastos, fundo de reserva, contas pagas, fornecedores contratados, entre outros, é dever de um condômino engajado e de um síndico(a) responsável. Descubra 10 serviços que a tecnologia irá substituir na administração do seu condomínio e exija essa mudança. Impactará todos os moradores… para melhor!
Juntos, de braços unidos para ter o resultado esperado
Já sabemos que síndico(a) e administradora são a dupla ideal para o sucesso na gestão de condomínio. Mas é sempre importante deixar claro, como em qualquer relacionamento, quais as responsabilidades de cada um:
ADMINISTRADORA: Funções técnicas, legais e administrativas pertinentes à gestão condominial, que se envolve na parte burocrática das questões jurídicas, que controla a folha de pagamento dos funcionários, que torna a prestação de contas do condomínio muito mais organizada, que contribui para a economia do orçamento do prédio, que emite boletos de taxas condominiais.
SÍNDICO(A): As funções do síndico estão previstas no código civil no artigo art. 1.348:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
CONDÔMINOS: Aos demais condôminos, cabe o papel de fiscalizar e cumprir com as normas previstas na convenção e regimento interno, além do código civil, nos artigos 1335 e 1336:
Art. 1.335. São direitos do condômino:
I – usar, fruir e livremente dispor das suas unidades;
II – usar das partes comuns, conforme a sua destinação, e contanto que não exclua a utilização dos demais compossuidores;
III – votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.
Art. 1.336. São deveres do condômino:
I – contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção; (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)
II – não realizar obras que comprometam a segurança da edificação;
III – não alterar a forma e a cor da fachada, das partes e esquadrias externas;
IV – dar às suas partes a mesma destinação que tem a edificação, e não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança dos possuidores, ou aos bons costumes.
1o O condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de um por cento ao mês e multa de até dois por cento sobre o débito.
2o O condômino, que não cumprir qualquer dos deveres estabelecidos nos incisos II a IV, pagará a multa prevista no ato constitutivo ou na convenção, não podendo ela ser superior a cinco vezes o valor de suas contribuições mensais, independentemente das perdas e danos que se apurarem; não havendo disposição expressa, caberá à assembleia geral, por dois terços no mínimo dos condôminos restantes, deliberar sobre a cobrança da multa.
Sem letras miúdas
Além de monitorar como citamos acima, há mais um passo importante neste caminho. Verificar o que foi ajustado no contrato da administradora e compreender o que cada cláusula quer dizer, além de ter na ponta do lápis todos os serviços prometidos. Administrar condomínio também envolve entrega de resultado, ok? Não acredite em administradoras que só pagam os boletos do prédio, tiram extrato e fazem o transporte de documento via motoboy.
A administradora deve entregar tudo conforme o combinado sem letras miúdas no contrato. Todos os condôminos devem estar a par dos serviços que podem usufruir e devem ser entregues e acompanhar como as inovações vem acontecendo.
Esse espaço também beneficia a agenda do síndico(a) que terá mais tempo para administrar melhor o prédio com intuito de fazer melhorias que possam valorizar o seu imóvel. Como implementar novos espaços… uma nova academia, que tal? Ou ainda buscar por serviços melhores e com custos mais em conta para a favorecer a situação económica do condomínio.
Inadimplência em condomínios… vai cair!
Não é mágica, muito menos impossível. Ao contratar uma boa administradora, será possível sentir uma diferença entre os condôminos inadimplentes.
Se você está com um problema de saúde mas tenta se tratar em casa para economizar, o Google pode piorar – e muito – os seu estado. Quando resolve ir ao médico, recebe o tratamento ideal e começa a seguir as ordens da receita. Em dias, ou semanas, já começa a sentir o resultado e voilá, tudo volta ao normal.
Condomínios com muita inadimplência estão doentes e ter um agente profissional, como uma administradora, tornará o processo diferente. Exija, inclusive, do seu serviço atual novas medidas para contornarem o problema. Junto ao síndico(a) muitas possibilidades podem ser viabilizadas.
Mas a verdade sobre por que contratar uma administradora de condomínio
É que poderíamos falar por muito tempo… e vamos! Nossos canais de conteúdo foram criados pela nossa equipe para que possamos te ajudar a transformar a sua relação com a administração do seu condomínio (e tomara que juntinhos em todos os sentidos <3 ) e te mostraremos todos os pontos. Como os itens a seguir que também nos ajudam a compreender que problemas a administradora de condomínio de fato resolve. No exemplo abaixo, usamos o que oferecemos atualmente para ajudar nossos clientes administrarem seus patrimônios:
Nosso CEO, o Bruno, gravou um vídeo para te explicar em alguns breve minutos o que você deve esperar da sua administradora dá o play pra entender se você paga por algo justo atualmente:
Para seguir compreendendo como a gestão do seu patrimônio pode ser ainda melhor, baixe uma edição do nosso livro digital com explicações e dicas práticas sobre como a tecnologia pode ajustar na gestão do seu condomínio.
Administração de condomínios é um serviço prestado que pode afundar o seu patrimônio em dívidas – e você pode ser a última pessoa a saber. No artigo de hoje, queremos falar sério sobre o que de fato uma administradora pode custar ao seu condomínio.
Portanto esse artigo é para você que:
Tem dúvidas sobre o que é feito com o dinheiro recebido pelo condomínio
De alguma forma é impossibilitado(a) de acessar os números do condomínio
Acredita que está pagando demais por um serviço que atualmente resolve de menos
Quer descobrir se existe algo diferente para custar de verdade o seu investimento mensal
Não tem certeza sobre o que administradora deve entregar no valor cobrado
Acredita que a prestação de contas pela administradora de condomínio e pelo síndico(a) podem melhorar
E também se você veio aqui para saber preços. Se a sua dúvida é como avaliar se você tem um bom serviço, este artigo aqui pode ajudar melhor. Em seguida, retorne pra cá, assim estará com todas as informações necessárias para tomar algum tipo de decisão para melhorar o seu condomínio.
Administradora de Condomínio: o barato pode sair caro?
A clássica pergunta desta vez vai ficar de lado. Nós também achamos que esse ditado popular poderia servir para todas as situações… mas quando começamos a questionar do lado daqui o serviço de administração de condomínio, descobrimos que neste caso o barato não necessariamente sai caro.
O valor de uma administradora de condomínio não deve ser avaliado somente pelo preço. Se você entende o por que contratar uma administradora fica simples ter o seguinte pensamento.
Como a administradora pode deve ajudar o síndico(a) na rotina do prédio, já que um não substitui o outro. Ou seja, é preciso ter um serviço que faça o tempo ser bem administrado, que resolva os problemas do condomínio de forma eficiente, rápida e sem enrolação.
Ter facilidade em acessar as contas, números e fundos do condomínio para que a relação seja transparente e principalmente ética.
Esperar dois dias no telefone para ter a segunda via do boleto? O tempo é um ativo. Não permita que um serviço te custe isso.
Pois bem, até aqui você pode compreender que um serviço deve oferecer pontos fundamentais para administrar um prédio ou casas com excelência. Lembre-se: são pontos básicos. Se não não tem isso hoje, assim que terminar a leitura reavalie urgentemente o investimento feito na empresa.
A conta pode ficar maior quando tocamos em pontos jurídicos. E aí sim é possível afundar um condomínio.
Já imaginou ser processado judicialmente por um funcionário? Processos trabalhistas realmente dão muito além de dor de cabeça. Ter uma empresa preparada com equipe jurídica pronta para lidar com situações como estas será uma bela cura para a sua dor.
Se o seu condomínio não foi processado até hoje, essa segunda situação pode já ter feito parte da sua vida… é muito comum, acredite.
A administradora de condomínio é responsável por efetuar os pagamentos do imóvel administrado: água, luz, gás e outras contas que variam de condomínio para condomínio. Como você deve imaginar a conta mensal não tem, na maioria das vezes, um valor baixo. Afinal é uma conta de muuuitas pessoas. Certo, agora imagine que durante dois meses a administradora esquece de fazer o pagamento.
Hora da dor de cabeça.
Atraso da conta, multa pelo atraso, reclamação de moradores, desconfiança do síndico(a), falta de credibilidade no serviço da administradora e em alguns casos é partir para o endividamento.
Portanto, o preço é uma das variáveis que é preciso avaliar. O custo mais baixo normalmente tende a mostrar a habilidade na gestão de recursos que uma administradora de condomínios têm. Nem sempre esse tipo de serviço precisa ser caro ou antigo no mercadopara ser bom: avalie a equipe jurídica, contábil, de que forma os números serão compartilhados, como será a comunicação, conta bancária da administradora e só então veja se o preço faz sentido.
Prestação de contas & gestão financeiras: é fundamental?
Óbvio? nós achávamos tanta coisa óbvia mas quando descobrimos que ainda não haviam feito um serviço mais descomplicado para administração de condomínio e nós tivemos que criá-lo, começamos a questionar o que é óbvio de verdade.
A prestação de contas e a gestão financeiras de uma condomínio podem parecer pontos simples quando pensamos que devem basicamente seguir as seguintes premissas: existir, ser compartilhado com todos do prédio e ser planejado de forma que pague todos os custos, forme um fundo de reserva e faça o condomínio crescer – como uma empresa.
Já foi o tempo que não olhar para administração de condomínio como parte do investimento que você fez no seu imóvel – para garantir que está no caminho certo, descubra os 8 sinais que você não sabe onde está indo o dinheiro e se algum deles for comum, questione seus hábitos e siga sugestões que colocamos no artigo.
O fato é o seguinte: em tempos em que novos bancos surgiram para entregar transparência no serviço financeiro no Brasil, os condomínios que possuem uma grande circulação de valoresnão devem e podem ficar para trás.
Você deve acessar os números em tempo real o tempo todo. Conferir se as contas foram pagas, o que foi feito com o dinheiro de entrada do mês, em que conta foi colocado o que sobrou e assim por diante.
Não aceite uma prestação de contas mensal. Cuidado para não confundir com a reunião mensalque pode acontecer entre síndico(a) e administradora.
Existem empresas que manipulam de forma errônea o dinheiro dos condomínios para benefício próprio e, se aproveitam de condomínio que não tem síndicos(as) muito ativos ou que não ficam em cima de olho nas entregas da administradora, para remanejar valores.
A burocracia que envolve impostos e cuidados contábeis que podem ser feitos com o dinheiro do condomínio são tarefas que cabem a profissionais especializados, pois falhas em processos desse tipo podem custar caro.
Deixe de lado o medo e a preguiça de trocar o seu serviço atual, veja como trocar de administradora mas durma com um sono tranquilo. Seu dinheiro bem investido, ética, transparência e os números a um touch de distância.
Executar tarefas não é (o único) papel da administradora e do síndico(a)
Acredite, você também paga para ter inovações, sugestões e melhorias no seu condomínio. Caso esteja identificando que o serviço prestado pela administradora não paga de pagar boletos, enviar contracheque dos funcionários e prestar contas para o síndico(a), ficamos feliz em te informar: existe um novo mundo esperando para entrar no seu condomínio.
E por inovação, não queremos dizer reinventar a roda. Mas por que não baratear um fornecedor? Construir uma nova área social no prédio – agregando inclusive mais valor ao seu patrimônio – não é uma má ideia, não é?! Reuniões de condomínio via ligação de vídeo para que todos os condôminos possam participar de onde estiverem.
Aproveite e baixe o nosso Guia Como Valorizar o Seu Imóvel para condômínos engajados.
Entenda que a decisão por qual administradora vai gerir o seu patrimônio em parceria com o síndico(a) é séria, não deve ter um valor abusivo, deve te deixar com segurança em relação à gestão financeira, jurídica e de recursos humanos (para manter tudo 100% com os funcionários do condomínio). Pense hoje que este tipo de serviço também pode proporcionar uma experiência diferente ao entregar agilidade,eficiência na comunicação, processos digitais que possam ser feitos imediatamente, e claro, levando a transparência em conta em todas as suas ações.
Veja a diferença entre os serviços disponíveis hoje no mercado:
Ajudar o síndico(a) na rotina e otimizar tempo para que inovações possam surgir no seu condomínio faz parte do dever da administradora. E o seu dever é garantir que está recebendo exatamente pelo valor que investe mensalmente para gerenciar bem e quiçá valorizar o seu imóvel.
Pode parecer básico, mas alguns pontos passam despercebidos e quando você, condômino ou síndico(a), se der conta pode ser uma ótima oportunidade para mudar.
Neste artigo você vai entender como avaliar um bom serviço, para o caso de você estar buscando informações para trocar a administradora de condomínio ou para entender se está sendo satisfatória a entrega atual. E ainda aprender como a tecnologia pode te apoiar nessa responsabilidade de gerenciar seu prédio.
Administração de condomínio – ocupa quanto do seu tempo?
Existem algumas modalidades para um síndico(a) ocupar essa posição, tais como: síndico morador (mora no prédio e recebe algum salário ou tem abono na taxa condominial), síndico profissional (tem como profissão essa ocupação e administra vários condomínios) e o síndico não-remunerado (morador voluntário).
Mas algo em comum existe entre todos: o tempo é o mesmo. E as tarefas tendem a ser menores, depende se há ou não a ajuda de uma administradora de condomínio no processo. Sendo assim, é um dos ativos mais preciosos na vida de todo síndico(a). Fazer uma boa gestão de tempo é fundamental, em todos os aspectos.
Se a sua administradora de condomínio ocupa muito do seu tempo com amenidades, como: aprovação de pagamentos, espera para respostas de solicitações básicas, demora no atendimento, atraso no envio de documentos físicos, você não tem um bom serviço contratado.
Os exemplos que citamos são apenas alguns, mas de fato acomunicação precisa ser muito eficiente. Criamos uma série de vídeo nas redes sociais (estamos no Instagram e no Facebook) sobre quanto tempo leva para… ? e estamos respondendo as dúvidas mais recebidas aqui na Condofy. Aproveita e nos segue por lá pra ver se o seu problema é respondido no próximo, ou até, já foi!
Saiba que existem administradores que respondem seus clientes em até 24 horas úteis após a solicitação, e ainda ouso em te falar que deve ser mais barato que o seu serviço atual.
Então, fica claro o segundo ponto.
Pesquisar é sair do achismo
Não dá pra achar que você tem um bom serviço. Também não dá pra imaginar que está pagando e recebendo os resultados que fazem jus ao seu investimento. Você precisar estar por dentro do mercado, observar as inovações no que diz respeito à administração de condomínios e ter certeza que está com a melhor empresa ao seu lado para valorizar o seu patrimônio.
Há um toque de distância, aproveite o guru Google para descobrir sobre facilidades, inovações, novidades, startups que estão resolvendo problemas que antes ainda não haviam soluções disponíveis no mercado.
Uma sugestão é usar o Google Alerts e cadastrar os termos são importantes para você, assim recebe um resumo e os principais tópicos diariamente publicados na internet – de boas fontes – para entregar direto no seu e-mail novidades como as que citamos acima.
A maioria dos nossos clientes que nos encontrou no Google sempre ficou surpreso com o que uma administradora digital pode fazer… a palavra é surpresa mesmo. Mais eficiência com menor custo? Por isso, pesquise e aproveite a facilidade que temos há um toque de distância para saber se já não existe um serviço melhor que resolve, de fato,todos os seus problemas. Seja um melhor síndico(a)!
Ative sua rede de síndicos(as)
É hora de fazer o networking funcionar! Busque outros síndicos(as), escute a experiência deles com as administradoras atuais, pergunte sobre como é o atendimento, a velocidade e agilidade no retorno, quais os erros cometidos e se já houveram problemas jurídicos – se sim, como foram solucionados.
Procure em comunidades como grupos de Facebook e LinkedIn, na sua rede de amigos, colegas de trabalho e até mesmo na sua família. Quem conhecer algum outro síndico(a) pode te ajudar a descobrir serviços que até então estavam bem longe do seu radar.
Idade é documento mas não comprova resultado
Este é um mito que aos poucos a nossa era pós-digital está tratando de deixar bem claro: novos serviços tendem a ser muito mais eficientes do que os clássicos com décadas de mercado justamente por buscarem problemas antes não questionados. Inovação está na palma da sua mão, no seu trabalho, na sua via de uma forma tão natural que coisas inimaginável há duas décadas hoje são completamente normais.
Já parou pra pensar como era tudo antes do smartphone? Pois é, não fazem nem 30 anos desde o surgimento do primeiro aparelho e parece que existe há anos na nossa rotina, né?!
Ter uma administradora com anos de mercado não garante um bom serviço. Avalie como a administradora tem proposto inovações, como têm sido a comunicação entre condôminos-síndico(a)-administradora e o quão ágil os desafios são solucionados.
Entenda a diferença entre o que você precisa x o que você quer
Por um curto espaço de tempo pode parecer que estão juntos… mas são bem diferentes. Se você seguir as dicas que demos acima, terá encontrado serviços de administradoras, aplicativos e softwares e ainda administradora digital.
São diferentes e é importante estar bem claro para que você contrate o que precisa e tenha o resultado esperado. Descubra exatamente qual a diferença entre estes serviços nesse vídeo que o Bruno Cordeiro, nosso CEO que você já conhece – e se não, cá está a primeira oportunidade – gravou pra te explicar:
Vamos começar acalmando os ânimos: síndico(a) não é substituído pela administradora. O representante legal do condomínio tem a responsabilidade de, em conjunto com a administradora, manter o prédio funcionando com direitos e deveres em dia.
Arrecadar as taxas, administrar os pagamentos, intermediar conflitos e claro, valorizar cada vez mais o seu patrimônio estão entre as atividades de um síndico(a). É importante deixar claro que a administradora não pode e não deve tomar decisões sobre o condomínio. O real papel da administradora é ser o melhor apoio para que a administração do prédio seja feita com primórdio, auxiliar o síndico(a) para que seu tempo seja aproveitado da melhor forma possível – tanto no que diz respeito ao condomínio como em ajudá-lo a liberar tempo para sua vida pessoal (ou até profissional se não estamos tratando de um síndico(a) profissional).
Recebemos muitas perguntas sobre como administradora de fato deve cumprir o seu papel – síndicos(as) e condôminos estão na nossa caixa de entrada diariamente para entender se estão tendo um serviço justo.
Portanto, este artigo é para esclarecer dúvidas que recebemos e que também podem ser suas. Além claro, de abrir espaço, para que você também possa enviar a sua pergunta para ajudarmos o maior número de pessoas na rotina do condomínio.
E antes de começarmos é importante ter claro que a entrega da administradora para o condomínio estão registradas e acordadas no contrato assinado na contratação do serviço. Consulte o contrato do seu condomínio para entender o papel de cada parte na gestão do seu condomínio.
Síndico profissional x não profissional
O papel do síndico(a) no Brasil existe desde 1964. Mas a regulamentação da profissão não existe há mais de cinco anos. É comum termos situações em condomínios em que nenhum morador quer, ou tem tempo, para assumir as responsabilidades que competem a este posto. Os moradores a partir de então, buscam um profissional para assumir a posição.
O caso, ainda mais comum, é o síndico não profissional que é um morador do condomínio e pode – ou não – receber remuneração pela função.
Normalmente o cenário é bem oposto: ou condomínios com muitas torres ou no caso de pouquíssimas unidades é que síndicos profissionais são acionados.
A questão é que a responsabilidade não difere em nada. Ou melhor, pode até aumentar levando em conta que o síndico profissional não é afetado pelas mudanças que implementar em sua gestão (diretamente, é claro) como aumento na arrecadação ou desvalorização do imóvel, caso aconteça.
Independente se a escolha foi síndico(a) profissional ou não, a administradora faz parte do cenário já que um não assume o papel do outro como já falamos. Normalmente, a parte de cobrança e recrutamento de pessoal nenhum tipo de síndico(a) assume, sendo assim, essas são responsabilidades da administradora.
Sugerimos que antes de tomar essa decisão, os moradores devem pesquisar sobre a atuação profissional do síndico(a), relacionamento com moradores e funcionários e ainda checar a situação do patrimônio deste profissional. Imagine que na situação do síndico(a) morador, caso hajam falhas e estas forem levadas à justiça, é possível dispor de seus bens, como a sua unidade. No entanto, no caso do síndico profissional não contar com nenhuma garantia possível, como o condomínio ficará caso haja um grande furo nas suas finanças?!
Conte com a ajuda da administradora para deixar claro as funções de cada parte, auxiliar na resolução dos problemas que aparecem na rotina de um síndico e claro, tirar dúvidas – seja você condômino ou síndico(a) – para tudo ser extremamente transparente e ético.
Transparência de todos os lados
E por falar em transparência, esse é um papel extremamente importante de ambos os lados: síndicos(as) e administradora.
Não é só uma dúvida que recebemos, mas antes do condomínio virar nosso cliente, alguns nos procuram com suspeitar sobre a transparência do síndico para com as contas e dinheiro do condomínio.
Já falamos aqui que a prestação de contas, segundo conforme o artigo 1.348 do Código Civil, é obrigatória por parte do síndico(a) anualmente. Normalmente elas tendem a acontecer mais rapidamente, por influência também dos demais condôminos.
A administradora pode ajudar (e muito) o síndico(a) neste caso. Há quem coloque o balancete no boleto mensal, quem use o mural de recados e informações para dispor esse tipo de dado ou ainda o site/sistema/aplicativo que deixa tudo extremamente transparente para todos os lados.
Aqui na Condofy, nosso aplicativo além de demonstrar os valores do mês em tempo real, constrói gráficos simples para avaliar se os custos estão conforme o esperado ou não. E ainda discrimina todo e qualquer serviço realizado por parte do condomínio para que ninguém tenha dúvidas. Veja um exemplo da tela abaixo.
Se administradora negar acesso a algum tipo de informação, demorar mais que o normal para disponibilizar, criar algum tipo de regra para que os moradores tenham acesso aos valores, desconfie e questione.
Contas em dia, mente tranquila
Vamos compartilhar um caso real com você para que entenda que nem sempre o óbvio é óbvio quando se trata de administrar um condomínio, mesmo quando administradora tem anos de tradição no mercado.
Há algumas semanas atrás recebemos o contato de uma síndica, desesperada com o que havia acabado de acontecer no seu condomínio:
A conta de água do mês anterior não foi paga pela administradora, por um falha interna – segundo a própria administradora – e só informaram o condomínio quando a síndica perguntou.
Resultado? Dívida acumulada, uma situação extremamente constrangedora da síndica para os condôminos, falta de confiança no serviço da tradicional administradora e alerta vermelho: será preciso usar o fundo de reserva para manter as contas em dia.
A transparência, que citamos anteriormente, é imprescindível em todos os momentos da relação administradora-síndico(a)-condôminos.
Uma das funções da cota condominial é justamente ter dinheiro suficiente do condomínio para pagar todos os custos do condomínio. Ou seja, e projetada para cobrir todos os valores, todos os meses. É papel da administradora fazer esses pagamentos e do síndico(a) conferir se foram feitos.
Se isso já aconteceu com você, busque agora mesmo alternativas de administradoras. É um erro muito grave… e se hoje foi uma conta de água, amanhã pode ser a rescisão de um funcionários que custará muito se for esquecida.
Porém, se não for o seu caso se um serviço que comete erros do tipo… busque melhorar! Sugira o uso de aplicativos que mantenha todos informados sobre as contas 24/7. Assim, poupa tempo de todos e mente dorme tranquila a noite. A tecnologia pode transformar o seu condomínio, para saber mais, leia este artigo que escrevemos sobre o tema aqui.
Profissionalismo não é diferencial
Por fim, queremos deixar claro que a Condofy nasceu também por uma causa. Você não deve se acostumar com o absurdo.
Não aceite atrasos, desculpas, espera telefônica eterna, enrolação na resolução de problemas, pagar o boleto sem saber de fato o que está pagando em cada real daquele documento, falta de informação e transparência por parte da administradora (e algumas vezes por parte do síndico(a)) e por aí vai…
Administradoras e síndicos, juntos, podem transformar e valorizar cada dia mais o seu patrimônio. Profissionalismo deve ser o básico que este tipo de serviço deve entregar. Estude como está o mercado atual, entenda as melhores opções para o seu prédio e decida pelo serviço que realmente ajude na resolução de problemas de forma efetiva e eficiente. Bem como uma empresa parceira do síndico no que diz respeito a facilitar as atividades para serem feitas da melhor maneira possível.
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