Como o seu condomínio pode se recuperar da crise? Entenda

por Bruno Cordeiro | jun 11, 2020 | Gestao

 A pandemia que o mundo está enfrentando trouxe um conjunto de dificuldades paras as empresas, exigindo um trabalho adequado da situação. Logo, o gerenciamento de crise é primordial nesse contexto.

Nesse sentido, é importante destacar que diante dos problemas que podem aparecer para o condomínio, a gestão de crise ajuda para o enfrentamento dos contratempos e ajuda a preservar a reputação da empresa.

Sendo assim, o gestor do condomínio deve saber lidar com as crises e adotar ações direcionadas para superá-la sem grandes prejuízos. Continue a leitura e saiba como o seu condomínio pode se recuperar em momentos difíceis!

Combater a inadimplência

Assim como em uma organização, o condomínio jamais pode gastar mais do que arrecada. Dessa maneira, caso os cálculos não estão fechando, o primeiro passo é analisar o índice de inadimplência do condomínio. Saiba que o assunto é de extrema importância e que merece um cuidado especial, pois as taxas de juros não podem prejudicar os moradores e os devedores.

Então, para conseguir combater a inadimplência e conseguir sair da crise, é indicado buscar por um profissional que entenda do assunto e que consiga solucionar um problema que afeta o desenvolvimento do negócio em tempos conturbados.

Gerenciar os funcionários

Independente da maneira de contratação da equipe de zeladoria, segurança e limpeza do condomínio, é primordial saber delegar funções, motivar e escutar os colaboradores para o desenvolvimento de um eficiente trabalho.

Para que a liderança do time de trabalho seja satisfatória, deve-se realizar uma efetiva comunicação ouvindo as dicas e sugestões para otimizar o desempenho de todos os envolvidos. Além disso, você precisa se preocupar com a sua equipe e demonstrar que se importa.

Para um condomínio sair da crise é necessário ter uma boa equipe de trabalho, pois ela será responsável pela qualidade e andamento dos serviços do condomínio.

Realizar um planejamento

A elaboração de um planejamento consiste em uma estratégia muito funcional para gerenciar um condomínio em momento de crise. Pois, ele funciona como uma referência, que delimita os problemas e as ações de intervenção. A proposta é estabelecer uma cadeia de processos, determinando passos por ordem de importância para resolver o desafio. É importante destacar que isso ajuda a priorizar e a distribuir as tarefas entre os funcionários.

A criação do planejamento em momento de crise precisa envolver a distribuição de papéis, a eleição de um responsável. Além do mais, é preciso escolher a infraestrutura de comunicação e determinar uma cadeia de comando para a tomada de decisão. É preciso existir também um plano de contingência, com as recomendações de enfrentamento para possíveis adversidades.

Portanto, é fundamental saber a melhor forma de efetuar a gestão de crise em um condomínio. Pois, quando as ações não são eficientes os moradores e os colaboradores são afetados. Logo, é necessário ter ideias que contribuem para bons resultados em momentos difíceis. Nesse sentido, é importante destacar que o gerenciamento de crise ajuda para a criação de boas estratégias para o enfrentamento das dificuldades, por meio de práticas ágeis e bem programadas. É essencial que o gestor encontre os erros rapidamente e repare-os em seguida.

Gostou do nosso post? Então, aproveite para assinar nossa newsletter para receber outros conteúdos sobre o assunto no seu e-mail!

Gestão de contratos: 3 dicas essenciais para o condomínio

por Bruno Cordeiro | maio 12, 2020 | Gestao

A gestão de contratos consiste em uma das maiores preocupações dentro de um condomínio. Isso porque o contrato é um documento que garante a segurança jurídica entre os colaboradores e moradores. Quando não é criado de maneira eficiente, pode ocasionar prejuízos para os envolvidos.

Entretanto, o maior problema está no fato de a gestão de contratos de condomínio relacionar um conjunto de informações. Isso porque engloba pessoas e diversas instituições que apresentam algum tipo de relação com a empresa.

Sendo assim, é preciso saber trabalhar com os dados de origem e que apresentam finalidades diferentes, além de ter uma boa administração para fazer consultas posteriores e antecipar renovações. São práticas essenciais para o sucesso e controle do condomínio.

Então, continue a leitura e veja 3 dicas essenciais de gestão de contratos!

1. Revise muito bem o contrato antes de assinar

Vários condomínios não lembram que a revisão dos contratos já assinados também faz parte de uma boa gestão. Afinal, pode haver parcerias antigas ou que não correspondem mais às necessidades do mercado.

A avaliação constante de contratos ajuda a identificar pontos que podem ser modificados. Além do mais, essa é uma maneira de se manter ciente das datas e aperfeiçoar os processos de negociação, como ocorre nos casos de renovação automática de prestação de serviços.

É necessário destacar que, na renovação automática, também podem existir alterações de preços. Portanto, saber quando e como vai acontecer esse processo ajuda a melhorar os gastos do condomínio.

2. Mantenha a organização para tomar decisões

Perder papéis ou demorar muito tempo para achá-los costuma ser recorrente em condomínios. Isso ocorre, principalmente, quando todos os contratos são físicos e ficam guardados em diferentes pastas.

Ao preferir uma solução que facilita a gestão de contrato de maneira digital, a análise de todo o processo fica mais eficiente. Dessa maneira, os envolvidos conseguem renovar a assinar os documentos com agilidade.

A gestão de contratos digital é capaz de diminuir a necessidade de espaço físico e evitar a deterioração das informações. Isso resulta em grande economia e otimização de recursos para o condomínio.

3. Zele pelo cumprimento das metas e prazos

Outro aspecto primordial é o cumprimento dos prazos estabelecidos para o envio e a entrega de serviços e produtos. Esse é um problema que pode afetar drasticamente o desenvolvimento das atividades do condomínio.

Atrasos repetidos podem levar os moradores e fornecedores a rescindir o contrato ou a buscar os seus concorrentes em vez de renovar com seu estabelecimento.

Para cumprir os prazos, é indicado que o responsável elabore um cronograma com a colaboração de todos os funcionários envolvidos com o projeto de gestão. Eles poderão determinar um tempo para realizar as obrigações.

A Condofy é capaz de ajudar em sua gestão de contratos por ser uma administradora digital de condomínio. Para prover todos os serviços tradicionais, tudo é realizado pela internet e sem a necessidade de uso de papel ou documento físico. Logo, é uma empresa que pode facilitar diversos processos, de forma eficiente e ágil.

Nosso artigo foi esclarecedor? Ficou com alguma dúvida ou gostaria de ter mais informações? Entre em contato conosco! Será um prazer atender você!

Como fazer a substituição de síndico? Descubra aqui!

por Bruno Cordeiro | abr 24, 2020 | Gestao

Como em qualquer profissão, o síndico pode não realizar um trabalho que atenda às necessidades e expectativas dos moradores. Como não se trata de um cargo vitalício, é possível solicitar a destituição de síndico.

Porém, esse desligamento requer alguns cuidados, não sendo apenas uma rescisão comum como é feita nas empresas. Quer entender melhor como esse processo acontece? Leia o artigo até o final!

O que provoca a destituição de um síndico?

Como em qualquer tipo de relacionamento, podem ocorrer atritos entre o síndico e os moradores, ou em alguns casos até mesmo é o trabalho que não está sendo desenvolvido de acordo com o esperado.

Ao entender que o síndico não está cuidando direito do local, os moradores podem solicitar a destituição desse profissional. Algumas das motivações que podem ser alegadas para isso são:

• a prestação de contas é negligenciada;
• irregularidades como desfalque nas contas ou realização de atos ilegais;
• falta de assembleias para a tomada de decisões;
• processos judiciais e administrativos são omitidos dos moradores;
• não ocorre contribuição para a conservação de áreas comuns;
• descumprimento do regimento interno.

Como essa destituição deve ocorrer?

Mesmo diante dessas alegações justas, a destituição de um síndico não pode ser feita aleatoriamente. É necessário seguir um protocolo para que essa destituição seja formalizada e orientada de maneira correta.

Convocação de assembleia

Se o síndico foi eleito por meio de uma assembleia, também é preciso que essa mesma reunião seja feita para destituí-lo do cargo. Essa reunião deve ser conduzida exclusivamente para a destituição. Obviamente, ela não será solicitada pelo síndico, por isso, assembleia deve ser solicitada por pelo menos ¼ dos moradores.

Solicitação de explicações

O síndico tem o direito de explicar a sua conduta e mostrar provas de que está realizando o seu trabalho de maneira correta e afastando os motivos que podem provocar a sua destituição.

Ao mesmo tempo, os moradores que querem esse desligamento devem ter provas de que as alegações são fundamentadas e fortes o suficiente para que essa destituição seja feita.

Também é direito do síndico entender porque essas alegações estão sendo levantadas, afinal, trata-se do trabalho e da fonte de renda dele.

Votação

Após essa discussão, é feita a votação para a destituição do síndico. Para que esse desligamento realmente ocorra, ele deve contar com maioria absoluta. Essa maioria deve representar 50% mais um do número total de condôminos. Por exemplo, se o prédio conta com 30 moradores, a destituição só será aprovada se contar com 50% = 15 +1 = 16 condôminos favoráveis à decisão.

Como eleger um novo síndico para o condomínio?

Se esse síndico for realmente desligado da função, será necessária a eleição de outra pessoa para ocupar o cargo. Geralmente, o substituto direto é o subsíndico, mas em alguns casos é preciso promover uma nova eleição, agendada especialmente para esse fim.

Por isso, é necessário convocar uma nova assembleia para que essa eleição seja realizada de maneira correta e dentro do Código Civil.

Nesse post apresentamos de forma simples e direta como fazer a destituição de síndico da maneira correta e justa, sem que esse ato configure em uma inconformidade jurídica. Essa informação deve ser compartilhada entre os moradores para que eles saibam exatamente o que deve fazer, caso ocorra algum problema com o síndico ou com a qualidade do trabalho que ele apresenta.

Quer receber mais informações como essa? Aproveite para curtir a nossa página no Facebook e receber mais atualizações!

Como elaborar a ata de reunião de condomínio? Confira 4 boas práticas

por Bruno Cordeiro | abr 6, 2020 | Gestao

A ata de reunião de condomínio é um importante documento para validar as ações do síndico e funciona como prova do que foi decidido durante as assembleias. Sendo assim, precisa ter todos os dados a respeito da reunião, as deliberações e as tarefas destinadas a cada participante.

Nesse sentido, é necessário saber todas as normas de reunião e o papel dos envolvidos. Muitos secretários de condomínio não participam da assembleia, enquanto outros produzem as atas e contribuem para o debate.

Continue a leitura e saiba como elaborar a ata de reunião de condomínio!

1. Marque a assembleia com antecedência

É indicado que o síndico agende a assembleia de condomínio com alguns dias de antecedência. Essa convocação precisa ser efetuada por um meio que garanta que cada condômino foi avisado a respeito da reunião.

É necessário destacar que o proprietário da unidade precisa ser convocado, mas isso não impossibilita que a notificação seja entregue no próprio imóvel.

2. Certifique a regularidade de representação e direito de voto de cada condômino

É essencial que o síndico ou o presidente escolhido verifique se cada um dos presentes pode votar durante a assembleia. Dessa forma, precisa:

• saber se o condômino realmente é o dono do imóvel;
• caso o indivíduo não seja o proprietário, verificar se ele apresenta um documento assinado pelo responsável para que possa representar o dono na assembleia;
• verificar se a pessoa cumpriu com todas as suas obrigações condominiais, visto que inadimplentes perdem o direito de voto na reunião.

3. Respeite a pauta do dia

Todos os assuntos que estiverem presentes na carta de convocação precisam ser discutidos e decididos durante a reunião.

O presidente ou o síndico da sessão não podem eliminar ou inserir temas no dia. Principalmente incluir, visto que qualquer deliberação a respeito de assunto que não esteja presente na convocação pode ser anulada por decisão judicial, a pedido dos outros condôminos.

4. Eleja o secretário e o presidente para a reunião

Mesmo que seja recorrente a atuação do síndico como presidente nas assembleias, seu papel é selecionar alguém para presidir o ato. Contudo, não existindo voluntários para assumir tal responsabilidade, ele mesmo poderá conduzir a sessão.

O presidente deve escolher um dos condôminos para secretariar a ação, reduzindo a termo tudo o que for decidido. O secretário redigirá a ata, sendo que esse documento precisa ter:

• data e hora de início da reunião;
• o local onde foi elaborada;
• quem presidiu;
• quem foi o secretário (a);
• início após primeira ou segunda convocação;
• nomes ou números das unidades representadas pelos presentes;
• eventual presença de condômino impossibilitado de votar;
• resumo objetivo, claro e exato das decisões tomadas na assembleia;
• resumo dos assuntos discutidos durante a reunião;
• sugestão de temas para pautas posteriores;
• apontamentos e possíveis discordâncias;
• assinaturas dos presentes.

Portanto, ao seguir todas as recomendações e sugestões durante a criação da ata de reunião de condomínio, a possibilidade de ela ser negada por decisão judicial é nula e, além do mais, o responsável terá cumprido a sua importante função. Lembre-se de que a ata precisa ficar pronta e apta para ser assinada no final da assembleia, evitando possíveis debates sobre sua veracidade.  

Gostou do tema abordado neste post? Para acompanhar as próximas publicações, assine a nossa newsletter.

Cadastro de moradores: qual a sua importância e como ele deve ser feito?

por Bruno Cordeiro | fev 17, 2020 | Gestao

O cadastro de moradores consiste em uma tarefa essencial para proporcionar a segurança do condomínio. Essa prática diminui consideravelmente a possibilidade de entrada de estranhos no prédio, já que permite gerenciar o acesso de visitantes, moradores, veículos e prestadores de serviços.

Então, diante da insegurança, da violência e do medo de um possível assalto, os condomínios estão investindo em meios de proteger e proporcionar mais tranquilidade a todos os moradores.

Continue a leitura e saiba como deve ser feito o cadastro!

Utilize um sistema apropriado

Com um eficiente sistema, os dados são inseridos em apenas uma tela. Então, por meio de um software de busca integrada, o morador é encontrado rapidamente. Esse processo pode ocorrer utilizando o nome da pessoa, a placa do carro ou o RG.

Além disso, vários aplicativos permitem que inquilinos solicitem o cadastro de maneira simples e automática. O síndico é informado a respeito do pedido e confirma a aprovação. Logo em seguida, o morador é notificado com o login e com a senha para acessar o aplicativo.

Recolha informações essenciais dos condôminos

Para efetuar uma excelente elaboração do cadastro de moradores do condomínio, recolha de cada um os seguintes dados:

• nome completo e RG do inquilino ou proprietário;
• unidade e bloco;
• e-mail;
• telefone;
• nome completo, RG e grau de parentesco dos moradores do condomínio;
• horário de trabalho dos funcionários externos, RG e nome completo;
• cor, marca, modelo e placa dos veículos;
• informações a respeito dos animais.

Todos os dados precisam estar disponíveis para o porteiro. Assim, quando uma pessoa chegar, ele pode verificar se as informações transmitidas estão presentes no livro ou no sistema.

Também é fundamental garantir que esses materiais sejam sempre atualizados. Desse modo, você evita que os visitantes ou moradores sejam impossibilitados de acessar o condomínio, o que pode causar algum tipo de constrangimento.

Capacite as equipes de colaboradores

Diversas vezes, os perigos associados à insegurança aparecem por causa de erros no procedimento, ausência de dados a respeito dos moradores e serviços realizados por porteiros despreparados.

A segurança depende das pessoas. Por esse motivo, investir em treinamentos e em capacitações constantes é primordial para impedir a ocorrência de assaltos. Quando todos estão preparados para agir de forma correta, os erros são minorados e o condomínio alcança seus objetivos.

Conscientize os moradores

Além de contar com a capacitação dos colaboradores, incentive os moradores a fazerem sua parte. Afinal de contas, a segurança precisa ser de responsabilidade de todos. Dessa maneira, conscientize os condôminos sobre a necessidade das estratégias usadas e oriente-os sobre como usar os instrumentos.

O cadastro de moradores consiste em uma importante questão de segurança e a utilização de um sistema facilita esse procedimento. Não se esqueça da baixa em relação aos moradores que se mudaram e atualize o cadastro constantemente, de modo que novas pessoas possam circular no condomínio.

Você gostou do nosso post? Então, siga as nossas redes sociais (LinkedIn, Facebook e Instagram) para ficar por dentro de outros importantes assuntos!