por Bruno Cordeiro | out 7, 2019 | Gestao
Quando o condomínio conta com funcionários, é fundamental observar a legislação trabalhista, incluindo as normas de medicina e segurança do trabalho. Entre as obrigações estão dois programas fundamentais: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
Ambos estão previstos nas Normas Regulamentadoras (NRs) editadas pelo Ministério do Trabalho, mas existem diferenças importantes entre PPRA e PCMSO que devem ser compreendidas pelos empregados.
Se você quer saber quais são elas, continue a leitura deste post e aprenda!
O que é PPRA?
O PPRA é regulamento pela NR 9 e tem como objetivo preservar a saúde e a integridade física dos trabalhadores pelo monitoramento dos riscos existentes e que possam vir a existir no ambiente, além da implementação de medidas de prevenção.
Os riscos ambientais envolvem agentes físicos, químicos e biológicos que possam causar danos à saúde ou à integridade física dos empregados, tais como:
- ruídos;
- poeiras;
- umidade;
- frio ou calor;
- gases;
- produtos químicos;
- fungos;
- parasitas
- bactérias.
Dessa forma, é preciso antecipar e reconhecer todos os riscos — avaliando a exposição dos trabalhadores —, bem como implementar medidas de controle para reduzi-los ou eliminá-los. Também é preciso manter um registro sobre todos os dados.
Para garantir a efetividade do programa, os colaboradores precisam ser conscientizados sobre os riscos existentes e as ações de proteção propostas pelo condomínio, como uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI).
Nesse caso, vale a pena investir em treinamentos e em capacitações específicas, sempre visando a sua proteção durante o trabalho.
O que é PCMSO?
Esse programa está previsto na NR 7 e tem como objetivo promover e preservar a saúde dos empregados por meio da prevenção, tratamento e diagnóstico de problemas ou lesões relacionadas ao trabalho.
É o PCMSO que prevê a obrigatoriedade dos exames médicos — Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) — que devem ser feitos pelos funcionários em diversos momentos do contrato. São eles:
- admissional;
- demissional;
- periódico;
- de retorno ao trabalho;
- de mudança de função.
Vale ressaltar que os exames devem ser custeados pelo condomínio, ou seja, os custos não podem ser repassados ao trabalhador e não pode haver desconto da verba em sua folha de pagamento.
Por que implementar PPRA E PCMSO?
Os dois programas se complementam: enquanto o PPRA foca nos riscos do ambiente de trabalho, servindo de base para o PCMSO, o segundo tem foco na preservação da saúde, da integridade física dos funcionários e no diagnóstico precoce de doenças.
Portanto, a implementação de ambos é fundamental para que o condomínio atenda à legislação trabalhista e garanta a proteção dos funcionários, reduzindo o número de doenças ocupacionais e de acidentes de trabalho. O descumprimento dessas normas é punível com multa aplicada pelos órgãos fiscalizadores, além de aumentar os riscos de ações judiciais trabalhistas.
Para fazer a implementação é preciso contratar um profissional habilitado, como técnico de segurança, engenheiro de segurança ou médico do trabalho. Também é fundamental o acompanhamento dos programas para garantir a redução dos riscos e a integridade dos trabalhadores.
Esperamos que este post tenha esclarecido as diferenças entre PPRA e PCMSO, a importância desses programas e como implementá-los corretamente no condomínio.
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por Bruno Cordeiro | out 2, 2019 | Gestao
Demonstrativo de receitas e despesas de condomínio. Esse é um termo bem comum no dia a dia de um síndico. Acompanhar movimentações financeiras, controlar custos imprevistos e gerenciar as demandas dos moradores não são tarefas fáceis porque exigem muita organização e proatividade. Com isso, uma boa relação com os condôminos deve se pautar na gestão transparente e efetiva.
É papel do síndico acompanhar de perto as finanças e as despesas do prédio, bem como as solicitações dos moradores. Um demonstrativo de receitas e despesas pode ajudar nesses casos por facilitar a elaboração das planilhas de prestação de contas.
Ficou interessado no assunto? Então, entenda agora o que é e como funciona esse documento!
O que é o demonstrativo de receitas e despesas de condomínio?
Sua função é contabilizar todas as transações financeiras do condomínio durante um período. A ideia é que essa tarefa seja prática e simples para registrar as informações de forma objetiva, padronizada e resumida.
É preciso evitar ambiguidades e confusões. Com isso, o síndico consegue visualizar a situação real das finanças e melhorar a gestão condominial como um todo. Esse trabalho mais burocrático pode ajudar muito na valorização do patrimônio dos moradores.
O demonstrativo de receitas e despesas de condomínio é essencial para uma gestão eficaz. A partir desse documento é possível montar a prestação de contas com mais facilidade. Trata-se de um item obrigatório, de acordo com o Art. 1348, inciso VIII, do Código Civil.
Esse esforço também ajuda na elaboração de previsões orçamentárias. Contabilidade Condominial e Administração Financeira, por exemplo, são assuntos cheio de detalhes. Por isso, é importante contar com o apoio de especialistas.
Os demonstrativos de receitas e de despesas são elaborados durante o mês e entregues aos moradores. Essa tarefa pode ser realizada pelas administradoras, escritórios de contabilidade ou pelo síndico. Toda a documentação deve passar pelo crivo do Conselho Fiscal do condomínio.
Como elaborar esse demonstrativo?
Veja agora quais são os 5 itens necessários para montar o documento.
Relatório de receitas
O primeiro passo é contabilizar todas as fontes de receita do condomínio. Depois, é preciso reunir os valores recebidos durante o mês anterior, como multas, taxas extras, aluguéis do salão de festas e outras rendas eventuais.
Relatório de despesas
Aqui você registrará todos os gastos fixos, variáveis e extras do condomínio. Folhas de pagamento, seguro e contratos terceirizados representam o custo fixo. A despesa variável envolve as contas de água, luz e manutenções programadas. Já o gasto extra é aquele envolvido em obras, consertos e reparos urgentes.
Outras contas
Esse item representa os saldos atualizados das outras contas do condomínio. Como exemplo, podemos citar fundos de reserva, aplicações, poupanças extras e investimentos.
Balancete
Trata-se de um resumo de todas as receitas e despesas do condomínio. Apresenta-se aqui o saldo do mês e o saldo atual da conta bancária.
Inadimplência
A última parte do demonstrativo registra os problemas com inadimplência do condomínio. Nesse caso, é preciso ter cuidado para não expor os condôminos em débito.
Essas são as principais informações que você precisa para montar um bom demonstrativo de receitas e despesas de condomínio. Contar com uma administradora digital pode ajudar muito nessa tarefa e garantir que tudo seja feito de forma rápida, em tempo real e sem papel.
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por Bruno Cordeiro | set 23, 2019 | Gestao
Assim como a gestão de funcionários em uma empresa exige total atenção e tem influência direta nos resultados obtidos, administrar os empregados de um condomínio tem o mesmo grau de importância.
Afinal, apenas com trabalhadores bem preparados e motivados é possível ter um serviço de qualidade. Não precisamos lembrar como é desagradável viver em um espaço sujo, com problemas de manutenção ou até descaso na segurança, não é mesmo?
Neste post, vamos dar algumas dicas para fazer uma boa gestão de funcionários de um condomínio. Acompanhe!
Qual a importância da gestão de funcionários em condomínio?
Uma boa gestão reflete em muito mais do que a qualidade dos serviços prestados. Ela pode evitar uma série de problemas, entre os principais benefícios dessa ferramenta podemos destacar:
- evita possíveis processos trabalhistas;
- proporciona bem-estar aos moradores e visitantes;
- traz o sentimento de valorização dos funcionários;
- abre espaço para que o condomínio torne-se referência em qualidade.
Como fazer essa gestão de forma eficiente?
A manutenção de um condomínio depende de uma boa equipe e, até mesmo, da colaboração dos moradores. Para fluir da melhor maneira, os profissionais devem ser motivados e valorizados. Lembre-se de que a satisfação está totalmente ligada à qualidade dos serviços.
Para que isso ocorra, é indispensável ter uma boa administração, que cuide para que os pagamentos sejam feitos corretamente e de maneira justa, que sejam oferecidos benefícios, que as escalas de trabalho sejam coerentes e não sobrecarreguem os funcionários, entre outros detalhes importantes.
Como fazer uma boa gestão de funcionários em condomínio?
Uma gestão eficiente passa por dois pilares: a administradora e o síndico. A administradora geralmente cede a mão de obra especializada e, em muitos casos, se responsabiliza pela administração dos funcionários.
Mas, na maioria das vezes, essa responsabilidade fica a cargo do síndico, até mesmo porque ele está presente no local e consegue fazer uma supervisão mais próxima.
Porém, destacamos aqui algumas práticas que viabilizam essa gestão.
Defina regras aos colaboradores
Assim como os moradores devem obedecer regras, para os trabalhadores elas são ainda mais necessárias. Com isso, esses funcionários saberão exatamente como devem se portar e de que maneira devem realizar o seu trabalho, evitando confrontos.
Entre as questões abordadas, estão os horários de entrada e saída, a postura com os condôminos etc. Busque sempre uma boa comunicação com os funcionários
Invista na capacitação
Treinamentos são essenciais para um melhor serviço e para o uso inteligente da verba, conseguindo até mesmo um corte de custos.
Esse tipo de iniciativa deve ser vista como um verdadeiro investimento, não apenas na carreira dos trabalhadores, mas na qualidade de vida dos moradores e na reputação da empresa responsável pela mão de obra terceirizada.
Organize um cronograma de metas
Lembre-se de que para cumprir com todas as promessas feitas na reunião de condomínio, é indispensável criar um cronograma de metas, com o planejamento de tudo que deve ser feito e os respectivos prazos.
Procure calcular essas datas finais com algumas folgas, para que nenhum imprevisto atrapalhe o cronograma e o trabalho seja bem dividido.
Com essas dicas, é possível fazer uma boa gestão de funcionários em condomínio. Por último, mas não menos importante, não se esqueça de manter todos os direitos trabalhistas em dia. Não se trata nem de uma dica, mas de uma condição essencial, afinal, os colaboradores devem receber em dia e ter seus direitos resguardados.
Se você quer ter mais informações sobre uma administração de condomínio eficiente, leia este artigo sobre a gestão de tempo nessa tarefa.
por Bruno Cordeiro | ago 7, 2019 | Gestao
Uma boa gestão envolve uma série de rotinas que precisam de cuidado e atenção para que não ocorram erros, como a prestação de contas em condomínio, por exemplo. Assim como qualquer processo administrativo, esse gerenciamento exige transparência para evitar problemas maiores.
Nessa prestação existem vários modelos de relatórios que devem ser apresentados, confirmando, assim, todas as movimentações.
Você quer entender melhor o assunto? Continue a leitura deste post!
Como a tecnologia mudou a prestação de contas?
Antigamente, era necessário apresentar um calhamaço de papéis com todos os demonstrativos que estavam sujeitos a erros nos cálculos ou, até mesmo, a perda de documentos importantes.
Com o uso de planilhas e principalmente aplicativos, fazer esse tipo de demonstração ficou não só mais acessível e seguro, como confiável.
Os condomínios que ainda usam demonstrações em papel estão bem atrasados em relação a essa tecnologia e podem até enfrentar problemas na hora de resolver alguma incoerência nas informações prestadas.
Quais são os principais elementos da prestação de contas em condomínios?
Uma prestação de contas é feita por demonstrativos que mostram como foi a movimentação de verbas no período. Destacamos aqui as mais usadas.
Relatório de orçamento
O orçamento reúne tudo o que foi planejado no início da gestão e a comparação com os gastos atuais, avaliando as diferenças entre os gastos previstos e os reais.
Esse relatório é importante para avaliar se não estão ocorrendo desvios no plano de administração original que possam prejudicar o condomínio a longo prazo, como gastos com problemas que não são prioridade, enquanto outras questões passam a se tornar urgentes.
Demonstrativo de despesas
As despesas devem ser indicadas com clareza, mostrando todos os custos do condomínio. Esse demonstrativo deve conter todos os gastos, além das notas fiscais e dos contratos de serviço que confirmem os valores em uma conferência. Sem esses documentos, a prestação de contas pode ser invalidada.
Para uma melhor organização, as despesas podem ser classificadas em três categorias:
-
fixas: folhas de pagamento, contratos, seguros e demais contas que têm o mesmo valor todos os meses;
-
variáveis: manutenções, algum tipo de consumo ou gasto cujo valor pode mudar entre um mês e outro;
-
extras: consertos extraordinários ou qualquer outro custo não programado.
Relatório de receitas
Além dos gastos, uma prestação de contas deve apresentar todos os valores recebidos: os pagamentos feitos pelos moradores, além dos valores de multas por atraso ou de taxas de aluguel de espaços comuns, como o salão de festas.
Métrica de inadimplência
A inadimplência é um fator importante e que deve ser acompanhado cuidadosamente. Para isso, são confeccionados relatórios com métricas relevantes sobre o assunto, que podem ser porcentagens, índices ou gráficos.
Isso ajuda a ter uma visão mais ampla do problema e a entender a necessidade de ações que incentivam a realização do pagamento em dia.
Agora que você já sabe como é feita a prestação de contas em condomínios e como a tecnologia pode facilitar esse trabalho, que tal pensar em adotar um sistema digital? O software da Condofy oferece além da gestão de pagamentos e do serviço especializado que vai além do controle contábil, uma administração inteligente que facilita a comunicação entre síndico e moradores.
Acesse o site, conheça a nossa solução e saiba como podemos ajudar você!
por Bruno Cordeiro | jul 8, 2019 | Gestao
Realizar o controle de contas a pagar de uma organização exige muita disciplina e atenção dos gestores. A falta de uma administração eficaz pode fazer com que algumas situações passem despercebidas, ocasionando enormes preocupações para o empreendedor no futuro.
Nesse sentido, a gestão de pagamentos precisa seguir certos cuidados para que não ocorram atrasos que ocasionam juros, pagamentos em duplicidade ou outros contratempos que poderão atrapalhar o desenvolvimento financeiro da organização.
Dessa forma, o controle de contas a pagar está diretamente associado com a manutenção da operação diária do negócio, a disponibilidade de recursos, a lucratividade apurada. Continue a leitura e descubra 4 dicas eficazes de como fazer controle e contas a pagar!
1. Utilize um bom software de gestão financeira
A utilização de um software de gestão tem se tornado cada vez mais essencial. Isso porque, além de manter todas as contas organizadas, proporciona relatórios com valores de pagamento, das datas e dos fornecedores. Um bom software contribui na realização de relatórios detalhados da movimentação de pagamentos da instituição. O que pode ser usado no auxílio das tarefas de gestão.
2. Mantenha os backups das contas atualizados
Para certificar a segurança dos dados, o hábito de efetuar backups é fundamental. Embora muitos gestores saibam disso, muitas vezes o período de realização dessas cópias de informações ocorrem em intervalos de tempo extremamente extensos. Desse modo, isso faz com que a nova informação corra o risco de ser perdida. O recomendado é tentar diminuir o tempo entre a execução dos backups para garantir mais consistências e reduzir as chances de retrabalhos e conferências do que já foi realizado.
3. Faça o registro de todas as operações do condomínio
É importante lembrar que a memória humana é falha. Por esse motivo, até mesmo o gerente mais comprometido com a rotina operacional pode acabar tendo adversidade, caso não anote todas as operações relacionadas às contas a pagar da organização.
Dessa forma, todo o cuidado é pouco para as instituições que ainda necessitam de planilhas para efetuar o controle de contas a pagar. Visto que, uma vírgula fora do lugar ou uma zero a mais pode provocar um erro enorme na contabilidade e na gestão financeira do empreendimento.
4. Aproveite as potencialidades da tecnologia
A tecnologia proporciona várias alternativas que podem otimizar o gerenciamento de contas a serem pagas. Ela é capaz de ajudar no compartilhamento e a edição de informações, o que ajuda na realização de um controle rápido e ágil. Desse modo, a quantidade de documentos e papéis no escritório reduzirão, assim como o risco de perder as informações.
Como já foi mencionado, existem diversos sistemas para gestão de empresas disponíveis que ajudam a organização das tarefas da instituição. Com eles, o processo de pagar as contas tornará mais eficaz e a empresa obterá ótimos resultados.
Portanto, com realização dessas medidas para melhorar o controle de contas a pagar, o empreendedor certamente poderá alcançar excelentes resultados para sua organização. Sendo assim, com as nossas dicas e com ajuda da tecnologia o gestor pode desenvolver um bom trabalho.
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por Bruno Cordeiro | jul 3, 2019 | Gestao
Uma gestão transparente é fundamental na administração do condomínio, pois faz com que os condôminos e o síndico desenvolvam uma confiança mútua, incentivando o comprometimento e a responsabilidade de todos.
Contudo, muitos síndicos encontram problemas no momento de proporcionar essa transparência, tanto por desconhecimento sobre como fazer isso quanto pela dificuldade em organizar todas as tarefas e documentos envolvidos na administração.
Pensando nisso, preparamos este artigo com as principais dicas para garantir a transparência na gestão do condomínio. Confira!
Seja objetivo nas assembleias
A clareza e a objetividade do síndico durante as assembleias são fundamentais para a transparência. Isso facilita a compreensão dos moradores sobre os tópicos abordados e evita que surjam dúvidas. Mesmo assim, os moradores podem fazer perguntas e é obrigação do síndico respondê-las. Preste todos os esclarecimentos necessários para que os condôminos entendam a situação do condomínio.
Lembre-se de que as decisões exigem votações e a participação dos moradores. Portanto, a compreensão a respeito da gestão é fundamental para que eles votem de forma consciente, em busca das melhores soluções para o condomínio.
Controle as despesas e as entradas
A prestação de contas é uma das obrigações do síndico, previstas no Código Civil. Ela deve ser feita pelo menos uma vez ao ano, em uma assembleia convocada com esse objetivo. Porém, isso também deve ser feito quando os condôminos solicitarem.
Por isso, é fundamental manter um bom controle financeiro, registrando todos os pagamentos recebidos e as despesas com as obrigações do condomínio. Além disso, é necessário arquivar os documentos relacionados, como contratos e recibos, com o objetivo de comprovar as movimentações financeiras registradas.
Invista na comunicação
Uma das principais características de uma gestão transparente é a comunicação com os condôminos. Para tanto, é fundamental que os moradores tenham canais específicos para se comunicar com o síndico, com o objetivo de esclarecer dúvidas, dar sugestões ou apresentar reclamações.
Isso pode ser feito com a criação de grupos em aplicativos de mensagens, a adoção de e-mails específicos ou com ferramentas desenvolvidas especificamente para isso. Assim, tudo fica registrado e o síndico consegue manter um controle do que já foi respondido e dos recados pendentes.
Com um bom sistema de comunicação, o envio de avisos importantes sobre a administração do condomínio se torna mais prático, facilitando o acesso de todos às informações repassadas e aumentando a transparência na gestão.
Use a tecnologia a seu favor
Lidar com as contas a pagar, cobranças, assembleias e manter uma boa comunicação exigem muita organização do síndico. Mas manter todos os documentos e registros em ordem pode ser um pouco complicado.
Para facilitar essa tarefa, adote soluções tecnológicas, como digitalização de documentos e a adoção de softwares de gestão. Os sistemas contam com diversas ferramentas e funcionalidades, principalmente referentes ao controle financeiro e à comunicação com os condôminos.
A transformação digital também traz uma grande vantagem: com tarefas integradas e o armazenamento de documentos e informações, é possível gerar relatórios de forma simples e rápida, com base nos dados registrados no software.
Quem deseja um suporte maior na gestão pode contratar uma administradora digital de condomínio. Assim, você une os conhecimentos da empresa em relação às regras e obrigações do síndico com as facilidades proporcionadas pelo uso da tecnologia.
Pronto! Seguindo essas dicas para uma gestão transparente no condomínio, o acesso às informações pelos moradores será mais simples. Além disso, o síndico terá mais praticidade para cumprir todas as tarefas da administração.
Então, gostou desse post? Se você ainda tem dúvidas sobre como manter a transparência na gestão ou tem outras dicas sobre o assunto, compartilhe com a gente nos comentários!